Как навести порядок в программном обеспечении самостоятельно

На основании многолетнего опыта в сфере it аутсорсинга в Москве и регионах, мы поделимся элементарными правилами для самостоятельного учета ПО.

Отсутствие строгой системы учета программного обеспечения, установленного на компьютерах пользователей, может иметь для организации достаточно неприятные последствия, начиная от неоправданных финансовых затрат (закупка «лишних» программ), и заканчивая уголовной и административной ответственностью за несоблюдение авторских прав. Единственно верное решение в данной ситуации – как можно быстрее ввести такую систему учета.

Для самостоятельного наведения порядка в программном обеспечении нужно, прежде всего, провести подробную инвентаризацию программных продуктов, а затем разработать регламент, согласно которому установленный порядок будет поддерживаться не только на уровне ответственных ИТ-специалистов, но и обычных пользователей. Какие же вопросы должны быть решены в процессе внедрения политики учета программ и лицензий?

Инвентаризация программного обеспечения

Суть инвентаризации программных продуктов состоит в получении в виде наглядного документа (обычно, таблицы) сведений обо всем имеющемся в компании программном обеспечении (название, расположение, количество, тип – программа, плагин и так далее). Кроме того, необходимо составить список имеющихся в компании лицензий на используемое оборудование, включая документы, имеющие косвенное отношение к подтверждению права использования того или иного продукта (акты приема-передачи, накладные, чеки и прочие бумаги).

Полную картину имеющегося в наличии программного обеспечения можно составить путем сверки информации из списка названий программ и списка имеющихся лицензий. Нелицензированные программы подлежат однозначному удалению, лицензированные – проверке сроков действия лицензий, соответствия количества лицензий реально используемому количеству копий (если лицензия предполагает такое ограничение) и выяснению всех возможностей использования каждой учтенной программы в соответствии с имеющейся на нее лицензией.

На основании данных такой таблицы будет гораздо легче решать вопросы приобретения дополнительных лицензий или, например, отказа от их приобретения.

Разработка регламента управления лицензиями

Суть наличия регламента управления лицензиями заключается в составлении подробного описания процесса, регулирующего закупку, использование, обновление, проведение аудита всего программного обеспечения, используемого в компании, а также списания неиспользуемых программ. Кроме того, определяются и наделяются необходимыми полномочиями ответственные сотрудники, которые будут отвечать за исполнение данного регламента.

Все сотрудники предприятия в обязательном порядке должны быть ознакомлены с действующим регламентом и штрафными санкциями, которые будут к ним применены за нарушение установленной процедуры. Регламент управления лицензиями позволяет одновременно упростить процедуру учета действующего программного обеспечения и не дать случайному пользователю устанавливать и использовать нелицензионные программы.

Следует понимать, что только инвентаризацией, пусть и регулярно осуществляемой, проблему хаоса, перманентно царящего в программах, и неоправданных финансовых трат на ненужное программное обеспечение не решить. Это только временная мера, основа же порядка – тщательно прописанная процедура, за соблюдением которой следят не только сотрудники ИТ-отдела, но и обычные пользователи.