Программа учета рабочего времени

Управление предприятием требует от руководителя четких обдуманных решений, а это неразрывно связано с большими затратами организационной энергии на планирование рабочего времени своих сотрудников, контроль выполнения поставленных задач и так же проведение аналитической работы. Не говоря уже о том, что контроль рабочего времени предписывает и законодательство.

Как обычно это происходит?

На предприятиях, где сотрудники большую часть рабочего времени выполняют работу в офисе и/или с использованием компьютера все понятно: используются системы контроля и управления доступом с функцией учета рабочего времени, а на рабочих станциях и серверах устанавливается специализированное программное обеспечение, которое позволяет точно устанавливать, сколько времени потрачено сотрудником на разные виды деятельности. А также осуществлять контроль рабочего времени сотрудников организации в целом.

Но как управлять и наладить контроль рабочего времени, когда предприятие использует удаленных сотрудников, аутсорсинг, частые командировки, сотрудников на выезде или водителей? Или компания имеет широкую дилерскую, филиальную сеть? В этом случае применить традиционный арсенал нет возможности. Управление временем и контроль сотрудников выполнять сложнее, так как не видно полной картины их занятости.

Когда в организации не предусмотрена система контроля рабочего времени, много сил тратится на сбор информации о проделанной сотрудниками работе, затраченном времени, составлении отчетов, сведении и обработку полученных данных. Контролировать ситуацию и оперативно реагировать на возникающие проблемы в таком случае трудно, поэтому и решения принимаются интуитивно. А это приводит к снижению эффективности управления предприятием, увеличивает степени риска и тормозит развитие бизнеса.

Чтобы получить полную и достоверную картину работы вашей организации, объективно оценить текущее положение и максимально эффективно использовать Ваше время и время ваших сотрудников, мы рекомендуем автоматизированную систему учета рабочего времени SMS Logistics. Система поможет Вам оперативно обрабатывать и распределять заказы между сотрудниками, контролировать ход выполнения проводимых работ и сроки, а также своевременно узнавать о возникающих трудностях и многое другое.

ПРИНЦИП РАБОТЫ СИСТЕМЫ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Взаимодействие удаленных сотрудников, работающих вне офиса, с системой происходит путем отправки кодированных SMS-сообщений. Правила кодирования SMS-сообщений разрабатываются индивидуально и содержаться в инструкции к системе контроля рабочего времени сотрудников, которую распечатывают для каждого сотрудника прямо из программы. Система проводит расшифровку полученных сообщений и информирует работника, который работает в офисе, обо всех происходящих событиях в режиме реального времени.

Работа построена следующим образом:

Удаленный сотрудник получает инструкцию, в которой указаны коды сообщений на все потенциально возможные случаи. При проведении каких-либо работ он отправляет SMS-сообщение длиной от двух до четырех цифр, которое содержит код действия, совершаемое им в настоящий момент и код объекта.

Например, сообщение «Работаю на объекте «Спектр»» кодируется как 122, где 1 – признак работы на объекте, а 22 код компании «Спектр».

Ниже приведен фрагмент инструкции:

Кроме того, в инструкции к системе учета рабочего времени указаны объекты, закрепленные за этим сотрудником. Так же можно добавлять любую полезную информацию. Например, названия фирм-поставщиков, сервисных центров, их телефоны, данные контактных лиц и т.д.

На основании тарифных планов каждого клиента, поступивших заявок или поставленных системой задач SMS Logistics составляются планы для каждого сотрудника индивидуально. Оператор, работающий с системой в офисе лишь корректирует в случае необходимости эти планы и информирует об этом сотрудников. Например, он может вручную перенести плановое посещение на другой день или оперативно информировать сотрудника о срочном вызове к клиенту. В этом случае отпадает необходимость в составлении графика проведения работ каждым сотрудником самостоятельно, а потом согласовывать его с офисом.

В систему интегрирована карта. Это позволяет привязывать объекты к карте и отображать местоположение сотрудников и объектов в режиме реального времени. Также на экране высвечиваются данные на каждого сотрудника с информацией о виде проводимых им работ. Таким образом, при поступлении нового запроса от клиента, используя систему учета рабочего времени, можно быстро сориентироваться, какой из водителей и через какое время сможет подъехать.

Система SMS Logistics контролирует текущую ситуацию и выделяет красным цветом поля, требующие особого внимания. Например, просроченные заявки.

Кроме того, система учета рабочего времени постоянно анализирует сообщения, полученные от удаленных сотрудников, в том числе и водителей. И в случае, если система предполагает, что сотрудник забыл отправить SMS-сообщение, либо полученное сообщение ошибочно, система SMS Logistics направит ему соответствующее SMS-уведомление. Эта же информация будет доведена до оператора, работающего с системой или руководителя.

На основе полученных SMS-сообщений, система учета рабочего времени SMS Logistics создает различные отчеты о проведенных работах на каждом объекте с указанием Ф.И.О. сотрудника, времени прихода и продолжительности посещения, успешности выезда.

При помощи VPN-соединений доступ к системе можно получить и из удаленных офисов.

Например, сотрудники могут получить доступ к системе из дома или находясь в командировке, для того, чтобы ознакомиться с планом работ на свой завтрашний день. Естественно, в этом случае он видит информацию только по закрепленным за ним объектам.

Глубже проанализировать загруженность сотрудников помогает система встроенной отчетности. Например, можно получить отчет по отправленным или принятым за произвольный период сообщениям для каждого сотрудника. Оператору, работающему с системой учета рабочего времени SMS Logistics, помогут разнообразные фильтры и системы сортировки, которые можно применять к информационным таблицам.

Внедрение системы SMS Logistics повысит эффективность использования рабочего времени сотрудников. Будут исключены «забытые заявки», когда по тем или иным причинам, принятая заявка не была исполнена. Легче разрешать возникающие конфликтные ситуации, так как вся история обслуживания объекта находится в одном месте.

Данные, полученные на основании статистической информации, которую накапливает автоматизированная система учета рабочего времени, помогут Вам принимать действительно правильные решения, способствующие развитию вашего бизнеса.

Система учета рабочего времени SMS Logistics может интегрироваться с сайтом Вашей компании и это дает возможность создания Личного кабинета для каждого клиента. Клиент получает индивидуальный логин и пароль и может войти в систему. В Личном кабинете клиенту доступна та же информация, что и сотруднику, работающему с системой в офисе: какие сотрудники закреплены за компанией клиента, их мобильные телефоны и фотографии, в режиме реального времени можно определить местоположение этих сотрудников. Здесь же можно ознакомиться с историей посещения компании клиента, даты и затраченном времени на обслуживание, результатах проведенных работ и прочих деталях. В бухгалтерском разделе можно просмотреть полный документооборот между двумя компаниями.

Удобство Личного кабинета клиента очевидно. Клиенту приятна такая открытость, предоставляющая возможность самостоятельного контроля рабочего времени. Это позволяет более лояльно относиться к вашей компании. Снимается множество проблем и спорных вопросов, что в свою очередь повышает уровень обслуживания клиентов.

У каждого бизнеса свои задачи и трудности в управлении, планировании и контроле рабочего времени сотрудников, работающих удаленно. Поэтому нами создавалась гибкая платформа, не свойственная готовым продуктам, которая позволяет в зависимости от специфики бизнеса каждый раз создавать своего рода уникальный продукт.

Подробнее познакомиться с работой системы учета рабочего времени рабочего персонала и водителей можно, посетив наш офис, где вы увидите ее работу в режиме реального времени.

Мы рекомендуем систему SMS Logistics всем, кто так или иначе связан с учетом рабочего времени и удаленным контролем сотрудников, работающих вне офиса. Это предприятия, занимающиеся грузоперевозками, курьерские фирмы, организации, обслуживающие различные распределенные инженерные системы, использующие частые командировки сотрудников.

ОПЫТ ВНЕДРЕНИЯ SMS LOGISTICS НА ПРИМЕРЕ НАШЕЙ КОМПАНИИ

Наша компания с 2002 года работает в сфере компьютерного бизнеса. В частности, это комплексное абонентское обслуживания компьютеров организации, разработка и продажа ПО, проектирование и обслуживание компьютерных сетей любой сложности предприятий. Компания разрасталась, количество клиентов росло, и стало просто невозможным составить полную картину о работе каждого сотрудника и компании в целом. Так родилась идея создания системы планирования, контроля и управления рабочим временем наших инженеров.

Система учета рабочего времени SMS Logistics была введена в эксплуатацию в июне 2007 года.
Первые недели работы были достаточно тяжелыми. Внедрение продукта на первом этапе приносит дополнительные неудобства – меняется привычный режим работы инженеров, необходимо заполнить базы исходными данными по адресам объектов, изучать возможности программы и проверять корректность работы. Отдача от продукта и первые позитивные изменения возникают после двух-трех месяцев эксплуатации.

Что же получила наша фирма, внедрив этот продукт?

I. Инженеры

На первый взгляд, внедрение системы контроля рабочего времени SMS Logistics только усложняет работу инженера. Помимо своих основных обязанностей, он еще должен не забывать отправлять SMS сообщения. Но это только на первый взгляд.

Сравнивая технологию работы инженера до и после внедрения продукта, можно отметить, что отправка SMS сообщений избавляет сотрудника от лишних разговоров по мобильному телефону с головным офисом. Если раньше, получив срочный заказ на выезд, руководитель инженерной службы должен был обзванивать каждого инженера для того, чтобы выяснить, где он находится и сможет ли он подъехать, то теперь необходимость в этом отпала. Как и отпала необходимость утренней и вечерней связи для определения того, что было сделано и что предстоит сделать за день.

До внедрения системы графики посещения объектов составлялись инженерной службой вручную. Сейчас SMS Logistics автоматически отслеживает периодичность посещения объектов согласно тарифным планам для каждого клиента. Система информирует сотрудников о графике обслуживания клиентов на предстоящую неделю и/или день и оповещает о факте просрочки планового посещения.

II. Руководители

Как уже было отмечено выше, положительный эффект от внедрения продукта стал ощутим на второй-третий месяц эксплуатации. К этому времени уменьшилось количество ошибок, связанных с неправильной или несвоевременной отправкой SMS сообщений инженерами, были введены и выверены данные по обслуживаемым объектам, и уже успела накопиться некоторая статистика посещений.

Отчеты, выдаваемые системой, дают массу аналитической информации. Например, мы наконец смогли рассчитать затраты на каждого клиента. Для нас стоимость обслуживания клиента эквивалентна стоимости времени, затраченного на него инженерами. В силу разных обстоятельств, таких как удаленность клиента, квалификация работающего у него персонала, надежность оборудования и т.п., частота обращений в нашу сервисную службу для каждого клиента разная. Анализируя полученную информацию, мы пересмотрели стоимость договоров сопровождения по некоторым фирмам.

Весьма положительно нашими клиентами оценивается факт информированности руководителя любого уровня о действиях наших инженеров. Например, в процессе телефонного разговора с клиентом, любой сотрудник, используя систему учета рабочего времени водителей, может ответить на вопрос кто, когда и по какому вопросу подъезжал на данную фирму. Это особенно полезно при разборе спорных ситуаций и претензий.

Система выдает статистические данные, позволяющие оценить эффективность работы инженеров. Использование этой информации при определении размера премии позволяет лучше мотивировать сотрудников.